• Marina Cunha Barros
• October 24,2023

O LogicalDOC é um software de gerenciamento de documentos baseado no navegador, com uma plataforma amigável ao usuário, incluindo um construtor elegante e intuitivo de fluxo de trabalho, recursos de gerenciamento de agenda e diversas opções para fazer upload, organizar e distribuir seus documentos. Com o LogicalDOC, você e seus colegas de trabalho serão capazes de compartilhar documentos entre si e acompanhar as mudanças feitas neles.

Trilha de Auditoria

Quando se trabalha com documentos, sempre há o risco potencial de perder informações valiosas, por diversas razões, desde erros humanos até tecnológicos. Por esse motivo, o LogicalDOC mantém registros detalhados de todas as alterações feitas em um documento ou pasta específico, e os armazena no banco de dados na nuvem. Isso significa que você pode revisar o histórico de qualquer documento, para verificar quais alterações foram feitas e por quem.

Devido a uma trilha de auditoria meticulosa, você pode procurar por mudanças realizadas em um documento ou pasta específico, pesquisando pelo usuário que fez alterações ou a data em que elas foram feitas. Esta trilha intuitiva de documentos permitirá que você evite a perda de dados e se mantenha informado sobre um documento ou progresso em um projeto.

Adicionalmente, usuários envolvidos em um projeto específico receberão notificações de atualizações feitas por email e em seus calendários pessoais. Essas atualizações permitirão que você e seus colegas se mantenham informados sobre as alterações feitas em diversos documentos e pastas em tempo real, reduzindo assim o estresse e o tempo desperdiçado que surgem quando ocorre perda integral de dados, em função de erros, sejam eles humanos ou tecnológicos.

Gerenciamento de Fluxo de Trabalho

Está incluído no LogicalDOC um sistema gerenciador de fluxo de trabalho, que proporciona a você administrar e distribuir tarefas para outros usuários com um modelo de "arrastar e soltar". Com este design, você pode inserir e delegar tarefas, nomear usuários e anexar documentos.

Isso permite que você e seus colegas visualizem tarefas pessoais enquanto processam documentos. Uma vez que o fluxo de trabalho é criado, usuários nomeados para as tarefas receberão um alerta por email quando eles devem completar ou apenas se manterem informados sobre uma atividade relacionada a um documento específico. Isso significa que os usuários só receberão notificações de tarefas ou processos relevantes a suas atribuições, reduzindo a carga de trabalho para todos. É possível ainda configurar quando e com que frequência os usuários receberão tais alertas.

Com o LogicalDOC, você pode projetar um processo de fluxo de trabalho intuitivo, simplesmente desenhando um único fluxograma.

Uma vez que o LogicalDOC é integrado com uma variedade de softwares na nuvem, administradores podem projetar processos de fluxo de trabalho que permitirão aos usuários a tomarem ações em itens de pastas compartilhadas, com um atraso mínimo.

Desenvolver um fluxo de trabalho que atenda suas necessidades é tão simples quanto criar o processo e associá-lo com arquivos e usuários. Você pode também redistribuir e atualizar as tarefas, inserir novos processos e alterar prazos conforme necessário, para definir um fluxo que atenda às necessidades de toda a equipe. Este construtor elegante e intuitivo de fluxo de trabalho coloca o LogicalDOC acima dos demais softwares de compartilhamento de arquivos.

Gerenciador de Agenda

Uma parte integral de qualquer fluxo de trabalho de documentos é o método pelo qual os usuários se mantêm informados com o processo e suas tarefas pessoais. Um elemento poderoso da plataforma do LogicalDOC é a inclusão de uma ferramenta de calendário acessível através do painel pessoal de todos os usuários.

Cada usuário será capaz de criar, acessar, gerenciar e modificar eventos em seus calendários diretamente em seus navegadores. Cada evento no calendário pode ser vinculado a um documento específico ou um fluxo de trabalho, permitindo aos usuários se manterem informados sobre cada atividade e suas funções e responsabilidades no desenvolvimento, de maneira pontual e organizada. Além do calendário, os usuários receberão emails sobre suas tarefas pessoais, com todas as informações necessárias para se manterem atualizados sobre qualquer mudança. De forma semelhante, o LogicalDOC se integra com o Microsoft Outlook, proporcionando que os usuários enviem e recebam emails, além de revisar seus calendários diretamente em seus desktops.

Um elemento poderoso da plataforma do LogicalDOC é a inclusão de uma ferramenta de calendário acessível através do painel pessoal de todos os usuários.

Muitos recursos de agenda são administrados com o gerenciador de fluxo de trabalho intuitivo do LogicalDOC. Você e seus colegas saberão quando será necessário completar as tarefas assim que o fluxo é desenvolvido. Desta forma, o gerenciador de agenda reduz a quantidade de documentação desnecessária. Os usuários receberão notificações e atualizações em seus calendários sobre documentos e tarefas das quais eles são responsáveis, diminuindo o tempo gasto e a quantidade de emails irrelevantes recebidos. Conforme os usuários trabalham em fluxos específicos, eles recebem notificações e são capazes de se manterem informados sobre suas responsabilidades de maneira pontual e visual.

Captura de Documentos

O LogicalDOC oferece uma variedade de interfaces de usuário. Por ser uma aplicação na web, é acessível de praticamente qualquer local em que existe acesso à rede.

Esta tarefa se torna ainda mais simples com a inclusão de um aplicativo disponível para download em dispositivos móveis, que permitirá que você utilize a câmera de seu smartphone ou tablet para fazer a captura, o upload e organizar os documentos na nuvem rapidamente. Este aplicativo proporcionará a você tirar fotos de seus documentos rapidamente, utilizando a câmera de seu dispositivo como se fosse um scanner. Basta apontar e fotografar.

Este processo funciona com diversos documentos, imagens e até mesmo código de barras. Com essa aplicação intuitiva, interpretar, fazer upload e organizar informações é tão rápido e eficiente quanto tirar uma foto.

Usuário Local

LogicalDOC offers a variety of user interface options. Because it is a web application, it is accessible from almost any location where network access is available.

Isso significa que você e seus colegas podem trabalhar em diversos locais, seja dentro ou fora do escritório. Vocês poderão completar seus trabalhos em casa ou até mesmo numa cafeteria.

Adicionalmente, o LogicalDOC fará uma integração com o Microsoft Office e com scanners, facilitando o upload de seus documentos para servidores na nuvem e o compartilhamento deles com os demais usuários.

Sua equipe pode utilizar muitos recursos que o Microsoft Office e outras tecnologias têm a oferecer.

Com as ferramentas poderosas fornecidas pelo Microsoft Office e por outras tecnologias, sua equipe pode fazer uso das mesmas para tornar mais fáceis e eficientes os desenvolvimentos de novas documentações, enquanto reduz a utilização atual de papel.

Muitas dessas funções também estão disponíveis no formato móvel, que pode ser acessada através de seu smartphone ou tablet, facilitando o trabalho com esses documentos enquanto está em movimento. Elas podem melhorar o fluxo de trabalho da equipe, tornando mais fácil o acesso e o upload de documentos em qualquer lugar.

Distribuição de Documentos

A plataforma do LogicalDOC facilita a distribuição de seus trabalhos em redes e plataformas de diversas formas. Como uma aplicação web, o LogicalDOC permite que você compartilhe links para seus documentos, de maneira similar a outros softwares baseados na nuvem, como Dropbox ou Google Drive.

Da mesma forma, o LogicalDOC se integra com muitas das outras aplicações de documentos armazenados em nuvem (Dropbox, Google Drive, Zoho Docs e ShareFile) tornando possível que você compartilhe e faça uploads de arquivos nessas plataformas. Esse recurso ajudará a reduzir tempo, estresse e esforço na transferência de documentação de uma plataforma de compartilhamento na nuvem para o servidor do LogicalDOC.

Os documentos também podem ser enviados por email para ou através do servidor utilizando diversas plataformas de email. E como o LogicalDOC se integra com o Microsoft Office, você pode utilizar o Outlook para enviar e receber arquivos diretamente de seu desktop. Por fim, com o aplicativo disponível para download, você pode fazer upload e gerenciar arquivos em vários dispositivos móveis. Com essa opção, você pode visualizar e editar seus documentos já existentes, enquanto está em movimento. E até fazer o upload de novos arquivos, usando a câmera de seu dispositivo.